Intranet vindt steeds meer doorgang in bedrijfsleven

Intranet blijft groeien en door het gebruik van meerdere, vooral mobiele platforms worden intranetteams steeds groter. Interessant artikel op Managing21.

Zes trends voor een overheid 2.0

Interessant stuk op ambtenaar 2.0: zes trends voor een overheid 2.0. Vooral het idee dat internet eigenlijk helemaal real-time is, vind ik een belangrijke constatering. Want dat is steeds mee zo, met sociale media.
Wat betekent dat voor intranet. Meestal zijn we nog niet zover. Gaat dat wel lukken?

Twitter, wat doe je ermee?

Nu we weten wat Twitter is, kunnen we nadenken over hoe we een microblog kunnen inzetten op ons intranet, als een intern communicatiemiddel. Natuurlijk kunnen we veel handige toepassingen bedenken maar volgens mij springt er eentje uit.

Bekijk eerst even onderstaande video:


Als we bovenstaande uitleg vertalen naar een intranet springt er één ding uit: kennismanagement. Kennismanagement is een poging om de in een organisatie aanwezige kennis te managen. Eerst gebeurde dat door de in een organisatie aanwezige kennis op te slaan in een systeem. Dat vergt veel organisatie en levert weinig op. Beter is het om mensen aan te wijzen die kennis bezitten over een bepaald onderwerp. Dat is al een beter idee maar nog steeds ligt de focus bij het vangen van kennis in een systeem.

Ik denk dat Twitter (of microblogging) een veel efficiëntere manier is om kennis te managen. Je hoeft als organisatie niet de definiëren waar je kennis zit want dat doen de kenners zelf al. Door te vertellen wat je doet en wat je bezig houdt, krijg je als lezer een behoorlijk duidelijk beeld van wat iemand aan het doen is. En wat iemand kan en weet. En wie je dus moet bellen als je meer wilt weten van een bepaald onderwerp.

Een belangrijke eigenschap van Twitter is natuurlijk dat praktisch het real-time is. Er is dus geen opslag van de aanwezige kennis in een systeem. Maar dat hoeft ook niet. Die opslag vindt plaats in de hoofden van de volgers van de Twitter. Wanneer jouw interesse ligt bij een bepaald onderwerp, dan ligt je interesse ook bij de microbloggers over dit onderwerp. Je weet uiteindelijk wel wie je volgt.

Moeten we in een kennisintensieve organsiatie alles laten afhangen van Twitter? Natuurlijk niet. Wanneer het er echt om gaat is een gedegen opslag onontbeerlijk. Maar het is wel een snel en efficiënt middel om duidelijk te maken waar en vooral bij wie kennis in een organisate zit.

Twittertrends

Twitteren, ik krijg er nauwelijks genoeg van. Op ZDnet vijf nieuwe interessante trends.

Web 2.0: de kip en het ei

De afgelopen tijd heb ik een aantal bijeenkomsten mogen bijwonen waarbij web 2.0 centraal stond. De sprekers zijn dan experts op dit gebied en over het algemeen doen ze hun werk goed en hun mooie voorbeelden zijn aansprekend genoeg om hun publiek te boeien.

Toch vraag ik me soms af wat ik moet met al die mooie voorbeelden op internet van fantastisch werkende web 2.0 applicaties. Ja, google verdient er veel geld mee en zo zijn er nog veel meer mooie voorbeelden. Maar zie ik ook mijn organisatie eraan verdienen?

Stel, ik geef mijn gebruikers een platform waarop ze met mijn organisatie kunnen communiceren. Of mijn waarop medewerkers met een organisatie-onderdeel kunnen communiceren. Dan ben ik heel erg web 2.0. Maar wat doe ik met de informatie die naar boven komt? Door een forum, of een Wiki, of wat dan ook te plaatsen suggereer je invloed voor de creators van jouw platform. Je gebruikers verwachten dat je iets doet met hun input. Dat je reageert of beter nog, je processen of producten aanpast naar hun ideëen.

De grote vraag is dan ook: ben je bereid dat te doen? Ben je bereid om je producten of processen aan te passen aan de mening van enkele betrokken klanten of stakeholders? Zelfs al wijzen je klanttevredenheidsonderzoeken op iets anders? Ik denk dat dit de clue is van web 2.0; in contact treden met individuen en hen serieus genoeg nemen om je organisatie of je producten aan te passen.

Web 2.0 gaat dus niet over het implementeren van nieuwe webtechnieken, maar over een mentaliteitsverandering van je organisatie. Je implementeert web 2.0 omdat je organisatie daarom vraagt. Het is je organisatie die het belangrijk vindt wat elke klant doet en denkt en die zich bewust is van haar reputatie. En dit geldt, op kleinere schaal, net zo goed op je intranet.

Twitter, wat is het?

Het bestond al even maar is toch uitgegroeid tot dé hit van 2009: Twitter. En als goede intranetmanager vraag je je dan natuurlijk af: wat kan dit toevoegen aan mijn intranet? Een goeie vraag en er zijn maar weinig antwoorden. Want er is nog maar weinig ervaring mee.

Even kijken wat Twitter ook alweer is. Sommigen noemen het een micro-blog maar daar doen we het mediumpje een beetje mee tekort, denk ik. Wat mij betreft houdt Twitter het midden tussen een weblog en een RSS-feed. Je abbonneert je op een informatiestroom die wel inhoud bevat maar te klein is om verhalen mee te communiceren. Net als een blog geeft de schrijver een mening en vaak een link naar de echte inhoud.

Twitter bestaat in symbiose met Tinyurl en Twitpic. Het mooie aan Twitter is dat het de functionaliteit van deze twee neefjes op geen enkele manier zelf aanbiedt. Schoenmaken blijf bij je leest en doe waar je goed in bent. Tinyurl en Twitpic maken het mogelijk om te verwijzen en om foto's te plaatsen.

Met verwijzingen en foto's hebben we meteen de belangrijkste parralel met een weblog te pakken: Twitter kan zakelijke informatie combineren met een persoonlijke blik in welke verhouding dan ook. Kijk maar naar Dell. Twitter je op persoonlijke titel, hou er dan rekening mee dat je publiek een persoonlijke visie verwacht.
Het belangrijkste verschil met een weblog is de vluchtigheid: op Twitters ouder dan een dag volg je eigenlijk niet meer. Het geeft vooral een indruk van het hier en nu, terwijl een weblog 'eeuwig' blijft bestaan en doorzoekbaar is.

Terug naar intranet. Twitter is open voor iedereen dus dat maakt het moeilijk te gebruiken voor je interne communicatie. Gelukkig zijn er alternatieven. In de eerste plaats is het natuurlijk voor veel CMS'en niet moeilijk een door iedereen aanpasbare nieuwspagina te maken waarbij alle nieuwsberichten maar 160 tekens kunnen bevatten. Een beetje rommelen en klaar ben je.

Heb je niet de vrijheid of de mogelijkheden je CMS op die manier aan te passen? Er zijn pasklare antwoorden zoals Yammer. Daarmee kun je relatief eenvoudig en goedkoop een Twitter-achtige omgeving mee maken die is afgesloten voor de buitenwereld en alleen toegang geeft op basis van uitnodiging. En gezien de hype zijn er nog veel meer alternatieven.

En hoe zetten we Twitter in? Daarover de volgende keer.

Bezoekers. Hou ze een beetje tevreden

Stel je hebt een website. Dan kun je twee emoties losmaken bij je bezoekers: blij verrast of teleurgesteld. Ze zijn blij verrast als ze iets zien of kunnen wat ze niet hadden verwacht. Ze zijn teleurgesteld als ze iets niet zien of kunnen wat ze wel hadden verwacht. Het eerste is een satisfier, het tweede een dissatisfier.

Doordat er steeds meer mogelijk is met internet, verwachten bezoekers steeds meer. Er komen dus steeds dissatisfiers bij en het is moeilijk om je bezoeker satisfied te houden. Een voorbeeld: leuke applicaties met Google maps. Twee jaar geleden kon je bezoekers nog verrassen met een handige routebeschrijving die gebruik maakt van Google maps. Ze waren dus satisfied. Nu verwachten ze niet anders. En als je nog steeds een statisch plaatje hebt, zijn ze teleurgesteld. De satisfier van 2007 is dus de dissatisfier van 2009 geworden.

En dan intranet. Zijn we als intranetmanagers zijn gedoemd tot het teleurstellen van onze medewerkers? We kunnen nooit de ontwikkelingen op internet bijhouden. We kunnen niet Google maps, Twitter, mobiele toegang en Youtube bieden met de snelheid en schaal als we op internet vinden. En het internet is wel waar je gebruikers op rondsurfen. Ze zien wat er mogelijk is, ze maken gebruik van allerlei nuttige applicaties en zien de toepasbaarheid ervan in hun werksituatie. Vervolgens merken ze dat het intranet al die mogelijkheden maar in beperkte mate kan realiseren. Ze zijn dus dissatisfied.

Dan de vraag: hoe erg is dit eigenlijk? Hebben we eigenlijk wel een intranet om bezoekers te verrassen met leuke nieuwe dingen? Eigenlijk bestaat het intranet vooral voor het ontsluiten van applicaties, het informeren van medewerkers en het vinden van mensen. Dat zijn natuurlijk geen schitterende satisfiers maar iedereen mist ze wel heel erg als ze er niet zijn. Het zijn dus belangrijke dissatisfiers en je moet ervoor zorgen dat ze goed werken.

Zul je dan nooit een satisfier hebben op intranet? Natuurlijk wel. Vergeet niet dat intranet een heel ander doel heeft dan internet. Maak dat ook duidelijk aan de organisatie zodat je de verwachtingen goed managed. Dan heb je al een halve satisfier. Staar je ook niet blind op alle internetmogelijkheden maar kijk naar wat jouw organisatie echt nodig heeft. Creëer een killer-app op basis van de behoefte van de organisatie. Dat zijn de echte satisfiers voor intranet: gebruik maken van web-mogelijkheden om de processen binnen je organisatie te verbeteren.