Doing the right thing!

Je intranet in de lucht houden kost geld. Bij een wat grotere organisatie (> 12.000 medewerkers) kost het intranet je al gauw 40 - 50 euro per medewerker per jaar. Deze kosten worden gedragen door de eigenaar van het intranet.

Gezonde bedrijfseconomische principes verplichten je als eigenaar te waken voor verspilling. Je moet dus zorgen dat je de juiste dingen doet op je intranet en dat je die dingen juist doet.

Even for the record, en ook om een lijstje hebben: wat zijn juiste dingen die je op een intranet moet vinden (vrij naar de Intranet Monitor 2009):

1) Mensen en hun expertise kunnen vinden
2) Documenten kunnen vinden
3) Nieuwsoverzicht
4) Linkjes naar appplicaties
5) Snel naar formulieren
6) Lijstjes met veelgeraadpleegde/gewijzigde pagina's
7) Forum voor iedereen
8) Weblog
9) Video
10) Wiki

Leuke lijst, maar hoe voorkom je dat het misbruikt wordt voor zelfpromotie (door afdeling XYZ)?
Allereerst: geef nooit toe aan de drang tot zelfpromotie. Zorg dat je altijd antwoord kunt geven op de vraag welk bedrijfsdoel de te publiceren informatie dient. En waarom intranet het juiste middel is. Geef geen geld uit aan informatie die alleen als doel heeft het 'bewustzijn' over afdeling XYZ te vergroten. Als die afdeling iets maakt/zegt/vindt dat bijdraagt aan de doelen van de organisatie dan moet die informatie beschikbaar zijn. Via intranet, als dat middel het meest geschikt is voor die informatie.

Contentbeheer is het 'brede' filter dat beoordeelt wat beschikbaar is via intranet en wat niet.