Intranet massaal vernieuwd - 10 tips voor intranetvernieuwing (het is voorjaar)

Meer nieuws op Managersonline naar aanleiding van het verschijnen van de Intranetmonitor 2009: “Intranet massaal vernieuwd - maar liefst 52 procent van de Nederlandse organisaties is bezig met het vernieuwen van het eigen intranet!”

Als je intranet toch gaat vernieuwen, lees dan deze 10 punten:

Strategie:
1) Zoek uit wie wat wil met intranet én wie wat doet met intranet. Beoordeel de wensen van beide groepen naar waarde.
2) Maak duidelijk hoeveel de organisatie aan intranet besteedt. Schakel de financiële afdeling om het totaal overzicht samen te stellen.
3) Onderzoek of verschillende afdelingen gaan over verschillende budgetten die wel worden besteed aan het intranet maar niet goed afgestemd. Dit is echt een potentiële bron van grote, maar onnodige problemen.

Communicatie:
4) Zorg dat je in 5 zinnen kunt uitleggen waar je intranet voor bedoeld is: “ons intranet zorgt voor snellere service omdat onze mensen daar hun kennis van de klantvraag delen.”
5) Ga bij de gebruikers uitzoeken wat de top-10 van intranet problemen te zijn. Kan via onderzoek, maar ga eerst praten met de Helpdesk.

Inhoud:
6) Introduceer ‘content wetten’. Met in ieder geval deze grondwet: alle informatie op intranet is eindig en verdwijnt na x-tijd in een archief.

Vormgeving:
7) Zet een goede basis neer met tabbladen voor organisatiebeschrijving, ondersteuning van het werk, werkgevers/werknemers zaken, ondersteunende diensten bestellen en een persoonlijke pagina voor dialoog.
8) Bouw elke pagina op met gestandaardiseerde blokken met daarin tekst, beeld, video of combinaties daarvan. Altijd volgens een vaste structuur.
9) Introduceer doe-het-zelf lay-out: de gebruiker kan voor een deel zelf blokken inklappen/uitklappen, ze aan- of uitzetten en de blokken kiezen uit een breed aanbod.
10) Zoeken van mensen en documenten combineren in 1 zoekingang op de openingspagina.