Navigatie: laveren tussen belangen

Het opzetten van een navigatiestructuur voor je intranet is een van de meest uitdagende klussen die je gaat doen. De verwachtingen zijn meestal hoog gespannen en het afbreukrisico is groot: iedereen verwacht immers een structuur die bij zijn of haar behoefte aansluit. En omdat iedereen een andere behoefte heeft, kun je dat nooit waarmaken.

Je maakt het voor jezelf al een stuk makkelijker door te accepteren dat een goede navigatiestructuur niet bestaat. Je doelgroep is meestal al veel te divers om je content op een voor iedereen goede manier te ontsluiten. De een zoekt naar een manier om de organisatie in beeld te brengen, de ander wil niets anders dan snel een documentje vinden.

Een bekende stoorzender op intranet zijn de contentproducenten of leveranciers. Zij zien zichzelf graag terug op intranet en hebben op zijn best in tweede instantie oog voor de gebruikers. Dan is er nog de afdeling communicatie, die jouw intranet ziet als een gedigitaliseerde folder die hoognodig moet worden voorzien van zoveel mogelijk content.

Hoe laveer je tussen deze belangen? In de eerste plaats door gebruikers te geven wat ze het liefst willen: een link naar hun meest gebruikte content. Zet het formuliertje waarmee je een vrije dag aanvraagt op de homepage. Naast de link waarmee je een vergaderzaal reserveert. De 10 links en applicaties die in jouw organisatie het meest gebruikt worden zet je op de homepage.

Dan de content. Op de homepage hoort natuurlijk nieuws. Zet het erop. Maak een mooie nieuwsfunctie. Regel het proces van nieuwsmaken goed in binnen je organisatie. Doe wat leuks met een archieffunctie en geef er een boeiende presentatie over aan je communicatie-adviseurs. Zij leven hiervoor en later heb je ze weer nodig.

Organisatie-onderdelen willen je intranet misbruiken om zichzelf te presenteren. Dat niemand er behoefte aan heeft interesseert ze vaak niet. Gebruik dat dan ook niet als argument om het niet te doen. Zorg ervoor dat hun content niet in de weg staat en geef ze een mooi plekje op je intranet. In ruil daarvoor werken ze mee met de content die wel relevant is voor je gebruikers.

Een navigatiestructuur is goed als hij gebruikt wordt. Dwing je gebruikers niet in een keurslijf maar laat ze navigeren zoals ze graag willen. Hou je stakeholders tevreden, dan houden zij jou ook tevreden.